De periode die zit tussen het ondertekende arbeidscontract en de eerste werkdag kun je inzetten voor pre-boarding. Vanzelfsprekend is de lengte van deze periode afhankelijk van de opzegtermijn van de nieuwe collega. Dit zal in de regel tussen 1 tot 2 maanden liggen. Het komt nog te vaak voor dat na ondertekenen van het arbeidscontract er geen of nauwelijks contact is met de persoon die binnenkort de nieuwe collega binnen de organisatie is. Al die tijd windstilte draagt niet bij aan het goed voorbereid op de 1e dag verschijnen en geeft daarnaast eventuele concurrenten voldoende kans om deze nieuwe collega alsnog weg te kapen. Pre-boarding is een van de meest ondergewaardeerde onderdelen van de werving & selectie cyclus en dat zou het niet moeten zijn.
Betrokkenheid vergroten
Gelukkig heb je het grotendeels zelf in de hand om te voorkomen dat eventuele nieuwe collega’s zich in dit late stadium van het proces terugtrekken. Je kunt de betrokkenheid vergroten door gastvrij te zijn en iemand een warm en welkom gevoel te geven. Betrek de nieuwe collega daar waar mogelijk bij je organisatie. Communicatie is hierbij tijdens (en niet alleen tijdens) de pre-boarding periode de rode draad. Van persoonlijke berichten al dan niet met foto of zelfs een videoboodschap van het team waarin de nieuwe collega welkom wordt geheten tot het uitnodigen voor een social event. Van het toezenden van relevante bedrijfsinformatie zoals een organigram tot geven van een gedetailleerd overzicht van het onboardings-/inwerkschema. Je bereikt hiermee dat de nieuwe collega het gevoel heeft ‘erbij’ te horen en tegelijkertijd wordt het minder spannend om aan een nieuw avontuur te beginnen. Het is goed om van de pre-boarding periode een procesbeschrijving te hebben zodat voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is wat van wie verwacht wordt. Oh ja, vraag collega’s die recent hun pre-boarding en on-boarding achter de rug hebben wat zij goed vonden gaan en wat voor verbetering vatbaar is. Je zult verbaasd staan wat een schat aan informatie dit zal opleveren.